فصل ۶ – بازرسی دفاتر اسناد رسمی طرز رسیدگی به تخلف سردفتر بند 130 – در مواردی كه گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس هایی كه به امضاء سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعكس و موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورتمجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاٌ نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود. نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 131 – رؤسا ادارات مكلفند دفترخانه های تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه یك مرتبه شخصاٌ یا بوسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند: 1- بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یك به یك دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتردر رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قدی و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند. 4- در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند. 5- هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 6- در كلیه مواردی كه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرمهای پیوست با مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن به ترتیب به نحوی كه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نماشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 9- مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقامات لازم به اداره كل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند. امور مالی دفترخانه الف: دفتر درآمد دفتر خانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یك از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده 123 – اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهخای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز كنترل و با اقلام مندرج در صورتحسابهای ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و كسر پرداختی: نداشت/ داشت كه مراتب به سردفتر تذكر داده شده و مشارالیه مبلغ ................................ریال كسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره............................... مورخ ......................... به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست كامل مشخصات اسنادی كه بابت حقوق دولتی، كسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است. ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاٌ فقره بود كه حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم كانون دسردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ .....................................ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و كسری پرداخت نداشت/ داشت كه مبلغ.............................. ریال كسر پرداختی با تذكر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ............................. تأدیه گردید. پ: با ملاحظه سوابق مدارك موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفكیك، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا كسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد كه با تذكر مراتب به سردفتر مبلغ ............................................ ریال كسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ................................ مورخ .............................. پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی كه بدهی و كسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است. ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و كنترل گردید. ردیف جمع دفتر ................................ و ردیف هزینه ........................... و تعداد قبوض .................................. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید كه جهت رفع نقص آموزشهای لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است. ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید ................................ كه موارد اشكال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورتجلسه است. ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ............................. ریال می باشد كه سهمیه كاركنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذكور جمعاٌ ................................ ریال است كه كلاٌ به حسابهای مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت ........................................ كه مراتب به سردفتر متذكر و مشارالیه مبلغ ..................................... ریال كسرپرداختی را به موجب فیشهای شماره ..................................... پرداخت نمود. چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه كه در صورتجلسه بازرسی قبلی منعكس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد ................................. فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است كه فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی كه با رعایت مقررات مربوطه تكمیل شده كلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذكور رفع نقص به عمل آمده است. امور فنی دفترخانه 1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، كلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ كشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است كه در این مورد تذكرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشكال منضم به این صورتجلسه است. 2- تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی كه در نظر عمومی قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است كه تذكر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند. 3- حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مصخصو خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفكیك قید شده است/ نشده است كه فهرست مشخصات اسنادی كه رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 4- بهنگام تنظیم كلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارك و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی دشه است/ نشده است كه فهرست اسنادی كه ضمائم و مدارك آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است. 5- برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای كلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است كه در خصوص ارسال مرتب آنها تذكرات لازم داده شد و فهرست اسنادی كه برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 6- دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر مصوب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آئین نامه قانون ثبت كامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده 2 اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب 1323 گردیده است. 7- به طور كلی در جریان بازرسی مواردی كه مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاك و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزشهای لازم به مسئولین دفترخانه داده شدو فرصت كامل مواردی را كه رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است. توضیحات: این صورتجلسه در......................... نسخه تنظیم و در تاریخ بعدد / بحروف ................................................................به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از: الف: ب: پ: ت: امضاء سردفتر تاریخ امضاء دفتر یار تاریخ امضاء بازرس یا بازرسان تاریخ ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفتر خانه بند 132 – هر زمان كه از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراٌ بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی كه به امضاء سردفتر و دفتر یار (هر گاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح كافی (بطوری كه نیاز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صریح به مرگز گزارش دهند. ذكر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورتجلسات بازرسی بند 133 – چون غالباٌ مشاهده شده كه دفاتر اسناد رسمی سندی را كه به امضاء اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت بهای مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ كمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاك وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداٌ اسناد مذكور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی ما به التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدآئ رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می شود لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر ، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی صورت این قبیل اسناد را با ذكر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعكس و یادآور می شوند كه در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاٌ مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود.